׉?4ׁB!בCטu׉׉ 7cassandra://Hh-xW-vqubhcK0RgJW03tkSqFl_MQcYPSXny0lamnzk`׉ 7cassandra://gNAuDVnrRDay9jVeQ3iEVUQNOkz-ZU4__0ezbmGDHF8Q,`׉ 7cassandra://-eVn43kbd1NXw4h1Ct6dQBZIs6Jl4y5HLu2Zx_sb93E;`׉ 7cassandra://cw95mK4V9UO9lwwR-0L3yATJaZAi4-RDzTS7gQxJWNoi͜n͠Yg䰼׈EYg䰼׉ESluit je aan? #verbinden #doen! Maarn Maarsbergen Driebergen-Rijsenburg Overberg Doorn Leersum Amerongen AANPAK PARTICIPATIE BIJ PLANVORMING ׉ 7cassandra://-eVn43kbd1NXw4h1Ct6dQBZIs6Jl4y5HLu2Zx_sb93E;`Yg䰼Yg䰼בCטu׉׉ 7cassandra://AywQu5HuIeTaUOKRJopnNTnkOlXjg2jpb-WPgz8lSBo ` ׉ 7cassandra://Iz6-joRZo8lk00nAzJxDvH4T_Pr6qySxxe81x1QxcREh`׉ 7cassandra://SKp6eQrgyplmhXiGJ4AK07bQDYR3TuQPRlwydziQtbkI`׉ 7cassandra://w1TyWJfgb5WRw4Dr6cYjJzd8_ytlXmTX1V_iVueOLbA,͠ Yg䰼נYh䰼" al9ׁH5http://www.heuvelrug.nl/gemeenteraad/werkwijze_45809/ׁ ׁ Ј׉EParticipatie ervaringen in beeld Herbestemming Mariniersterrein Actieplan Nieuwkomers Zwerfafval Dementievriendelijk Dorpsgericht werken Dennenhorst Herinrichting Bosstraat Milieu & duurzaamheid Hoofdstraat ׉ 7cassandra://SKp6eQrgyplmhXiGJ4AK07bQDYR3TuQPRlwydziQtbkI`Yg䰼׉E Wat vooraf ging We ontwikkelen veel plannen en projecten in en voor de samenleving. We doen dat ook al jaren samen met inwoners en partners. De samenleving verandert. Dat vraagt om een andere, zich steeds vernieuwende aanpak. In het raadsprogramma 2014-2018 stelt de raad te willen werken aan tijdige, open en eigentijdse communicatie. In dit (digi-)boekje presenteren we de vernieuwde participatie-aanpak voor plannen en projecten, die recht doet aan een samenleving in beweging. In 2013 verscheen de nota Burgerparticipatie met daarin een aanpak voor de participatie van belanghebbenden bij de ontwikkeling van plannen en projecten. De aanpak is in 2015/2016 geëvalueerd met behulp van een enquête en verdiepende gesprekken met inwoners, partners, medewerkers en openbare bijeenkomsten met de gemeenteraad. Parallel liep de pilot van de Binder Bindt die ook dit jaar is afgerond en geëvalueerd. Deze pilot is gebaseerd op de principes van de nota Bruggen Bouwen (2012). De ervaringen die bij de Binder Bindt zijn opgedaan nemen we mee in deze aanpak. En natuurlijk hebben we veel ervaringen opgedaan in allerlei projecten die we met de samenleving hebben opgepakt. De collage hiernaast geeft een gevarieerd beeld. Ook de trends in communicatie volgen we met interesse. We kijken voortdurend welke nieuwe manieren van communiceren passen bij de Utrechtse Heuvelrug. Deze raadsperiode heeft de gemeenteraad een nieuwe manier van vergaderen en besluitvorming geïntroduceerd. Hierbij wordt het BOB1 -model gebruikt. Dat heeft een positief effect op de behandeling van plannen en de rol van de raad in participatieve projecten. De ontwikkelingen op gebied van participatie bij planvorming en projecten sluiten ook nauw aan bij de recente organisatieontwikkeling naar een netwerkorganisatie. Minder overheid, meer samenleving, een andere kijk op de rol van de gemeente. Zijn we faciliterend? Regisserend? Of misschien uitvoerend? Samenwerken met inwoners en partners vraagt nadrukkelijk om een andere manier van betrokkenheid creëren en organiseren. De uitkomsten, de ervaringen, trends en organisatieontwikkelingen liggen aan de basis van deze vernieuwde aanpak. Kenmerkend voor de huidige ontwikkelingen is dat je niet meer ver vooruit kunt kijken en geen absolute controle hebt over het verloop. Deze aanpak biedt dan ook geen vastomlijnd format voor elk participatieproces. Het reikt handvatten aan om het proces flexibel en eigentijds vorm te geven. Het boekje is als volgt opgebouwd: op de rechter pagina een beknopte tekstuele toelichting. Op de linker pagina steeds een visuele inkleuring. 1) BOB staat voor Beeldvorming-Oordeelsvorming-Besluitvorming. Hoe deze werkwijze precies in zijn werk gaat leest u op de website van de gemeenteraad: http://www.heuvelrug.nl/gemeenteraad/werkwijze_45809/ Yg䰼Yg䰼בCטu׉׉ 7cassandra://yiFT5Pu3kvh_xgwqYbEHdarKQSz-7R0eHWWgCpq7Nb44g` ׉ 7cassandra://KOh-zgoOmmGM2OQF5W43Fi1RUuWD7C1m7_aiPfpfr-Uͨ/`׉ 7cassandra://D4XYjgtO9qajboOVJMViEzotgbRMY4uIIN2Z3zrwtCY6`׉ 7cassandra://vfShbUZXWABc9uegzH4_Hq74zrv16bJTm3-xLHrJsIA_͠ Yg䰼נYi䰼# =n̰9ׁH$http://www.heuvelrug.nl/participatieׁ ׁ Ј׉EVertrouwen & tevredenheid Terugkoppelen Tijdig & transparant Persoonlijk Dicht bij huis Creativiteit & diversiteit Wordt u op tijd betrokken? En als u meedoet, hoe beoordeelt u dat dan? 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 33% 31% 33% 31% 21% 20% 7% 8% 6% 6% 4% 3% Ruim onvoldoende Onvoldoende Niet voldoende, niet onvoldoende Tijdigheid Voldoende betrokken Voldoende Ruim voldoende Weet niet/geen mening ׉ 7cassandra://D4XYjgtO9qajboOVJMViEzotgbRMY4uIIN2Z3zrwtCY6`Yg䰼׉EGEvaluatieonderzoek De ervaringen die we de afgelopen jaren hebben opgedaan, hebben we geëvalueerd. We hebben een enquête gehouden onder deelnemers aan verschillende participatieprocessen. En we hebben gesproken met 35 deelnemers in verdiepende gesprekken. Ook hebben we ons oor te luister gelegd bij de medewerkers en de gemeenteraad. Er is een aantal belangrijke conclusies en aanbevelingen uit het onderzoek2 naar voren gekomen: Om te beginnen zijn mensen over het algemeen betrokken bij hun woonomgeving. Of ze uiteindelijk participeren in een proces hangt voor een groot deel af van of ze wel op de hoogte zijn dát ze kunnen meepraten. Om betrokken te zijn is dat natuurlijk een eerste voorwaarde. Een persoonlijke benadering werkt goed. Gemeentenieuws is een belangrijke informatiebron. Dat gecombineerd met slim gebruik van sociale media. En als mensen meedoen willen ze graag weten wat het speelveld is, welke kaders er zijn en willen ze goed op de hoogte blijven van de stappen in het proces. Consistentie in het proces geeft houvast. Mensen zijn in principe het meest geïnteresseerd in onderwerpen die dichtbij hen liggen. Dat kan de directe woonomgeving zijn, maar ook onderwerpen die mensen bezighouden, zoals verkeer, duurzaamheid, welzijn of zorg. Daarbij aansluiten is belangrijk. Zowel in het onderzoek als ook in de processen is deelname van jongeren en lager opgeleiden beperkt. Om ook deze groepen aan te spreken is het belangrijk om aan te sluiten bij hun belevingswereld en netwerken. De belangrijkste aanknopingspunten om op voort te borduren of om verbetering te creëren zijn: • Tijdig uitnodigen • Creativiteit in het betrekken van mensen en let op diversiteit • Kies voor een persoonlijke benadering • Koppel regelmatig terug tijdens het proces en zorg voor duidelijkheid en transparantie • Zoek de betrokkenheid dicht bij huis. De tevredenheid over deelname en het vertrouwen in de gemeente neemt met sprongen toe als aan deze punten aandacht is besteed. 2) De onderzoeksopzet is terug te vinden in het volledige verslag, beschikbaar via de website www.heuvelrug.nl/participatie Yg䰼Yg䰼בCטu׉׉ 7cassandra://v0ekgj59r9lMxubVi2S01FvXV7_CjzKWSRukx6MK4hI` ׉ 7cassandra://kHiqtCd4GJSQcfJRc2qwSzA9elFR--icP4G1J0zH550͗C`׉ 7cassandra://uU30vMlVRnkDIuKtrqYpfoeEy0wLEX-ABUA-ABNsV3A+`׉ 7cassandra://rOb5hEpqyam8jP8mtIAqXLGF49V2TvtsV36ML99jvwU=K ͠ Yh䰼׉E?Netwerksamenleving • Relaties • Bridging en bonding • Stakeholders in beeld brengen • Rollen • Loslaten • Geen vastomlijnde plannen Echtheid (be real) • Vraagstuk als vertrekpunt • Waar zijn we van? • Oprechte interesse • Geloofwaardigheid • Verantwoordelijkheid • Lef ‘Realtime’ • Anticiperen/meebewegen • Weet wat er speelt • Realiteit en feiten • Aansluiten • Digitale en sociale media • Niet planbaar/maakbaar Menselijkemaat • Authentiek • Persoonlijk contact • Elkaar kennen • Laagdrempeligheid • Openheid • Interesse ׉ 7cassandra://uU30vMlVRnkDIuKtrqYpfoeEy0wLEX-ABUA-ABNsV3A+`Yh䰼׉EBTrends In de snel veranderende samenleving staat ook het vakgebied communicatie niet stil. Er is een aantal duidelijk waarneembare trends zichtbaar. Het is mooi dat de resultaten uit de evaluatie voor een belangrijk deel kloppen met de trends in communicatie en participatie. We hebben de trends samengevat in 4 elementen: • De ontwikkeling van een netwerksamenleving. Kenmerk van de veranderende samenleving is dat je steeds meer werkt en leeft in zich snel wisselende samenstellingen en vormen. ° Communicatie: bruggen bouwen en verbinden, loslaten, samenwerken op basis van gedeelde belangen, dialoog faciliteren, omgevingsanalyse, communicatieve organisatie. • De mate waarin mensen waarde hechten aan de oprechtheid en echtheid van een organisatie, gesprek of een proces. Is het authentiek? Welke drijfveren heeft een ieder? Ben je geloofwaardig? ° Communicatie: aansluiten bij primair proces, drijfveren onder de aandacht brengen, authenticiteit laten zien, aangaan van waardevolle en duurzame relaties • Het acteren in het hier en nu en op dit moment = ‘real time’. Vooral ingegeven door de digitale mogelijkheden. Direct reageren wordt verwacht. In die wereld bestaan geen dichtgetimmerde plannen maar moet je snel anticiperen op wat zich voordoet. ° Communicatie: verbinden digitale en fysieke wereld, faciliteren persoonlijk contact en ontmoeting, meebewegen en anticiperen, duidelijke organisatie/ communicatieprocessen • De menselijke maat is noodzaak. De veilige, sociale omgeving van mensen is dierbaar. Geen hoogdravendheid, maar eenvoud en overzichtelijkheid en in de nabijheid van het eigen leven. De organisatie moet laten zien dat ze het individu zien en niet een homogene groep inwoners. ° Communicatie: gericht op de individu/klant, persoonlijk, kleinschalig, sociale media, monitoren, invloed van vrienden / ‘peers’ Yh䰼Yh䰼בCטu׉׉ 7cassandra://hk9jfJbc1h9cwYHB0thn9Fv3eQ2ZGVtqq9ipKh6SUUcO` ׉ 7cassandra://pwKjRGfdRaF_ppl9X71BMsTu4dkbQcST-hMBXqy81uc͹|`׉ 7cassandra://x5AhuIy-eDB9_6EvAMlvAdKjnFSiOTKGs5WMQWkaOVs9`׉ 7cassandra://94eZ_a-abEetI8pVZxSBXBfHDT1UUcFncMplLo4cv-Q͠ Yh䰼׉ENota 2013 1 Vraagstuk helder 2 Omgevingsanalyse 3 Randvoorwaarden 4 Participatieproces 5 Akkoord van college/raad 6 Startbijeenkomst 7 Samen aan de slag 8 Toets aan randvoorwaarden 9 Besluitvorming C ommunica tie ׉ 7cassandra://x5AhuIy-eDB9_6EvAMlvAdKjnFSiOTKGs5WMQWkaOVs9`Yh䰼׉EBehoud het goede De uitkomsten van het onderzoek en de resultaten geven geen aanleiding om de aanpak van 2013 drastisch te veranderen. Er is voldoende ruimte in de aanpak om aan te sluiten bij de veranderingen in de samenleving, mits er enthousiast en flexibel mee gewerkt wordt. Enige aanscherping is wel goed en wenselijk. De vraag die in 2013 centraal stond in het plan van de aanpak Burgerparticipatie was: Op welke manier kunnen wij de betrokkenheid van inwoners op een heldere, professionele, eigentijdse en aantrekkelijke manier vergroten, zodanig dat de belanghebbenden meer tevreden zijn over de wijze van betrokkenheid en besluitvorming en ook zodanig dat wij als gemeente (het college van B&W, de gemeenteraad en medewerkers) onze rol zo goed mogelijk kunnen invullen? Deze vraag is ook nu nog actueel. Het uitgangspunt van de nota uit 2013 was maximaal haalbare participatie, waarbij elk proces maatwerk is. Het woord maximaal haalbaar zorgt voor verwarring. Het gaf het beeld dat er bij elk plan alles uit de kast gehaald moest worden. Ook bij eenvoudige onderwerpen. We laten dat uitgangspunt nu los. Dat ieder proces MAATWERK is blijft fier overeind. Kenmerkend juist voor deze tijd in een snel veranderende samenleving met voortdurend veranderende systemen en mogelijkheden is dat je niet meer uit kunt gaan van een vast stappenplan, een rigide opeenvolging van stappen. Het is van grote waarde en noodzaak om flexibel te (kunnen) zijn. Dat geldt zeker voor de aanpak van participatieprocessen. Dat betekent dat we er ook niet voor kiezen om een dichtgetimmerde methode te presenteren en te hanteren. Het gaat erom dat per fase wordt gekeken wat er nodig is. Daarvoor zijn wel handreikingen nodig die organisatoren en deelnemers daarvoor kunt gebruiken. Yh䰼Yh䰼בCטu׉׉ 7cassandra://2jYbxzcjzkJWnB3A4VChkZJ2dEMoxVtc94piwtHfDI8O` ׉ 7cassandra://Zox8qh_l_1ct8GDV7Dl531Manf5ZmQw3UZNEC6G8OAsͱ`׉ 7cassandra://f4iAMeRwvVYB9Mn4JiP_fVU5rhSEIk8yEW4WBWI0Wbg4`׉ 7cassandra://k2ITWjH4oAKahjU4wNLuO0XiNeIywEFp0L_9H1FQPRcO`͠ Yh䰼׉E Dorpsgericht werken Politieke besluitvorming Organisatie ontwikkeling Vraagstuk= vertrekpunt Netwerken & verbinden Menselijke maat & aansluiten Creatief divers persoonlijk Ontwikkeling participatie Commitment proces Omgevingswet Diversen ... Economische ontwikkeling ׉ 7cassandra://f4iAMeRwvVYB9Mn4JiP_fVU5rhSEIk8yEW4WBWI0Wbg4`Yh䰼׉EBouwstenen Uit de verschillende onderzoeken, gesprekken, trends en ervaringen destilleren we vijf bouwstenen waarmee we onze aanpak verder uitbouwen. We lopen ze hier langs. In het volgende hoofdstuk gebruiken we de bouwstenen om de aanpak uit te werken. Vraagstuk = vertrekpunt Waar gaat het over? Voor wie doen we het? Zijn we oprecht is onze bedoelingen? Wat willen we oplossen? Dat moeten we om te beginnen scherp hebben. Pas dan kunnen mensen meedoen. Dat is het vertrekpunt van ieder proces. Netwerken & verbinden Mensen doen mee als het dichtbij huis is, als ze bekend zijn met het vraagstuk en erin geïnteresseerd zijn. Bestaande netwerken kunnen helpen dat in beeld te brengen. Welke netwerken bestaan er rondom het vraagstuk? Zijn er nieuwe netwerken te creëren of bestaande met elkaar te verbinden? Kunnen we mensen interesseren om deel te nemen. Mens & moment Grote succesfactor voor het slagen van een proces is de mate waarin we aasluiten bij de belevingswereld van de betrokkenen. Herkent de inwoner zich als persoon in het vraagstuk dat voorligt? Past het op dit moment bij zijn activiteiten? Voelt hij zich er comfortabel bij? Zit hij al op Facebook, Instagram of Twitter? Kunnen we hem zo benaderen? Is zijn sociale omgeving betrokken? Creativiteit en diversiteit in communicatie Om de bovenstaande 3 bouwstenen goed te benutten is het essentieel om goed gebruik te maken van allerlei manieren om te communiceren, zowel persoonlijk, als online, via traditionele media als sociale media. Het is belangrijk om de dialoog te ondersteunen. Kernwoorden zijn; tijdigheid, transparantie, terugkoppeling, persoonlijke benadering, gesprek voeren, open call, digitaal platform en een mix van traditionele en sociale media. Commitment op het procesontwerp Belangrijke voorwaarde voor tevredenheid is als mensen zich kunnen vinden in het proces, in de stappen die er tijdens de planontwikkeling worden gezet. Dat betekent dat het proces helder is, zonder dichtgetimmerd te zijn. Wat is de ambitie? Wie heeft welke rol. Wat zijn de kaders? Is het opgeknipt in herkenbare fases? Is er ook voldoende ruimte voor flexibiliteit. Het is noodzakelijk het proces helder te schetsen en daar commitment op te krijgen, ook voor elke volgende fase. Yh䰼Yh䰼בCטu׉׉ 7cassandra://okc-fUGeW3ZyrvA1daG-YgpSdBDvG5MzP_ZwmqiNlX4K` ׉ 7cassandra://gr_nqNmWW-mmdYDqcHHHxtN3k5eT-8w_lE_NJgwlJg0ͭ`׉ 7cassandra://N2M2OA3K2sbBC7u75ONil_NdchEn5iuRl2GfsodZJf015`׉ 7cassandra://ayOipzXJW65yOvTVdUSozq2Jnd6oNkguo1A43yO7rsQCB͠ Yh䰼׉EOud Nieuw • Doelgroep • Doelstelling • Communicatieplan • Draagvlak • Middelen • Planning • Sturen • Corporate • Stukken • Community • Ambitie • Flexibel • Gesprek • Interventies • Momentum • Volgen • Persoonlijk • Gesprekken ׉ 7cassandra://N2M2OA3K2sbBC7u75ONil_NdchEn5iuRl2GfsodZJf015`Yh䰼׉E lVerbinden en bewegen De afgelopen jaren hebben we steeds meer aandacht besteed aan communicatie en samenwerking/participatie met inwoners. De nieuwe tijd vraagt om andere aanpak. In het plaatje hiernaast zien we de beweging van de meer traditionele aanpak naar de nieuwe aanpak. We zitten in een overgangsfase waarin sommige dingen nog wat meer ‘old school’ gaan met nieuwe elementen. Dat is goed als de beweging maar zichtbaar is. En de aanpak van participatie binnen projecten en plannen staat niet op zich. De wereld verandert en binnen de gemeente zijn diverse ontwikkelingen die van invloed zijn op de manier waarop de gemeente samenwerkt met inwoners en partners. We zien dat duidelijk bij het Dorpsgericht werken, maar ook bij de ontwikkeling van de Economische Visie, de invoering van de Omgevingswet. Ook de manier van werken van de gemeenteraad maakt ontmoeting en verbinding met elkaar mogelijk. De ontwikkeling van de gemeentelijke organisatie naar een Netwerkorganisatie ondersteunt raadsleden, collegeleden en medewerkers in het uitvoeren van hun werk voor de samenleving. De activiteiten op het gebied van de Besturing-en managementfilosofie is hiervan een concreet voorbeeld. Het gaat uiteindelijk allemaal om hetzelfde principe. Sluit je aan bij wat er speelt en verbind de activiteiten en de mensen met elkaar. Gewoon doen om ervan te leren. Daarom heeft de nieuwe aanpak de titel: Sluit je aan? #verbinden #doen! Deze titel geeft aan dat het voor iedereen die betrokken is bij het vraagstuk de kernvraag is of je aansluit. #sluitjeaan? Je kunt als inwoners bijvoorbeeld aansluiten bij het proces door mee te doen. Als bestuurder en projectleider is het belangrijk om aan te sluiten bij de mensen die in het speelveld actief zijn, of belangen hebben. Voor iedereen is het nodig om zich te verbinden met de anderen op het speelveld. Ook al zijn de belangen verschillend. #verbinden Om mee te gaan in de veranderende samenleving zijn andere manieren van werken nodig. Dat kun je in goed Nederlands Old School versus New School noemen Z. Maar de meest effectieve manier om nieuwe wegen te bewandelen is door het te doen #doen #verbinden #doen is ook de ondertitel van de volgende fase van de organisatieontwikkeling. Door deze ondertitel terug te laten komen leggen we de verbinding met de organisatie en de samenleving. Fris@Work is het ontwikkelprogramma van de organisatie voor dit proces. Yh䰼Yh䰼בCטu׉׉ 7cassandra://Pr296dprR0AgcvlcTDivVZrWfb5Ip_jSj3ivw1FahcM` ׉ 7cassandra://egxddFf45Yd-nb2Mu2ayFnNp6fLNc6T7zn8D5xcq9MIò`׉ 7cassandra://MlpXGMcdqZWNofdBXYgxTJrvMX26X6fYq-UKjJ87vx08U`׉ 7cassandra://_kRdmsjOOtH_GuQgH0Kzwhq-F1L6UFvl99cDCb_79r4_ ͠ Yh䰼׉EFFase 1 vraagstuk helder procesontwerp rollen Fase 2 mensen uitnodigen voorstel uitwerken toetsen aan randvoorwaarden Fase 3 terugkoppeling besluitvorming evaluatie antwoord of oplossing dialoog faciliteren randvoorwaarden omgevingsanalyse Communicatie, creatief, divers en persoonlijk Besluitvormingsproces gemeenteraad (BOB) ׉ 7cassandra://MlpXGMcdqZWNofdBXYgxTJrvMX26X6fYq-UKjJ87vx08U`Yh䰼׉E Het Participatieproces in fases Wat leggen we vast? Elk proces kent 3 fases. In elke fase komen een of meerdere van de 5 bouwstenen voor die helpen om de fase goed uit te voeren. Op de bladzijde hiernaast is de hele aanpak in beeld weergegeven. de aanpak geeft een richtlijn voor het doorlopen van een aantal stappen in het proces. Die kunnen bij elk proces anders zijn en in een andere volgorde aan bod komen. Het is maatwerk. 1e fase We nemen bij elk proces als uitgangspunt dat we starten met het helder krijgen van het vraagstuk en het speelveld, ofwel; waar gaat het over en wie is erbij betrokken? We maken een omgevingsanalyse. In bepaalde gevallen doen we dat samen met betrokkenen. Bijvoorbeeld wanneer het politiek of omgevingsgevoelig ligt, of de belangen erg uiteen lopen. In deze fase kijken we ook direct naar de eventuele randvoorwaarden en kaders. Wat ligt echt vast? Denk daarbij aan wettelijke, financiële, beleidsmatige zaken of is er bijvoorbeeld een tijdslimiet? Weet waar er harde grenzen zijn en waar er mogelijkheden of ruimte zit. We bespreken in deze fase ook de rollen van betrokkenen. Voor de gemeente is dan een belangrijke vraag of ze faciliterend, regisserend of uitvoerend is en welke rol de gemeenteraad in het proces heeft. Op basis van het vraagstuk en het speelveld zetten we de volgende stap. We ontwerpen een participatieproces op hoofdlijnen. De eerste stap van het proces wordt al wat meer ingevuld. Volgende stappen in het proces worden globaal bedacht, maar pas later definitief ingevuld afhankelijk van de vorderingen. In het procesontwerp neem je mee op welke manier en op welke momenten je met wie aan het beantwoorden van het vraagstuk gaat werken. Hiervoor zijn allerhande werkvormen en samenstellingen mogelijk. De projectleider geeft leiding aan het proces en stemt af met betrokkenen. Bij grotere, complexere processen met veel impact is het nodig om in fase 1 ook al met belanghebbenden te overleggen. Dat vergroot het commitment op het proces en draagt in grote mate bij aan verbinding en vertrouwen. Afhankelijk van de beslissingsbevoegdheid stelt het college of de raad het procesontwerp vast om ook op dat vlak commitment voor het proces te krijgen. Het kan dus zijn dat in fase 1 de BOB procedure al volledig wordt doorlopen. Hierin is ook duidelijk dat het proces niet rigide is maar flexibel om zo in te spelen op de actualiteit en de dynamiek. Let op! Tijdens het proces goed vastleggen wat er is afgesproken en regelmatig terugkoppelen. Na het afsluiten van deze fase is het mogelijk dat in de loop van het proces weer teruggekeerd moet worden naar een deel van deze fase. Dat moet dan goed onderbouwd en duidelijk gecommuniceerd worden. Lees verder op volgende pagina. Yh䰼 Yh䰼בCטu׉׉ 7cassandra://cmI2hBs37apf7IS9D7WgezdI8WWL73-9P5kAEMIeCrw ` ׉ 7cassandra://Yr02AOYK_pUcMV7laKrhSPW3ISVz9_o7bNDqV2MslpY)`׉ 7cassandra://HyO50ppvSSHytvfMlyAYP_8pQmyx3daldZWyBT1iCcY8`׉ 7cassandra://B0joe7qCH6jxT5w6jALOs8m-BBq98F5RoMrOCiY9Dycc@͠ Yh䰼 ׉EFFase 1 vraagstuk helder procesontwerp rollen Fase 2 mensen uitnodigen voorstel uitwerken toetsen aan randvoorwaarden Fase 3 terugkoppeling besluitvorming evaluatie antwoord of oplossing dialoog faciliteren randvoorwaarden omgevingsanalyse Communicatie, creatief, divers en persoonlijk Besluitvormingsproces gemeenteraad (BOB) ׉ 7cassandra://HyO50ppvSSHytvfMlyAYP_8pQmyx3daldZWyBT1iCcY8`Yh䰼 ׉E Het Participatieproces: fase 2 en 3 Vervolg van vorige pagina. 2e fase In deze fase gaan we beginnen met het beantwoorden van het vraagstuk met alle betrokken. Dat doen we aan de hand van het procesontwerp. Alvorens te starten stem je het proces af met de geïnteresseerden, zodat voor iedereen duidelijk is welke fases doorlopen worden en welke stap er nu komt. Belangrijkste doel is om de dialoog en de ideevorming te stimuleren en faciliteren. (Voor dit onderdeel komt een trainingsaanbod voor medewerkers en een toolkit met hulpmiddelen.) Om te beginnen nodig je mensen uit om mee te denken. Uitnodigen is niet persé iemand naar het gemeentekantoor laten komen, maar figuurlijk uitnodigen door te enthousiasmeren. Het is juist slim om ontmoetingen in de dorpen te organiseren. Daarvoor is het belangrijk de netwerken in beeld te hebben en daarbij aan te sluiten. Je kunt en moet diverse communicatiemiddelen inzetten. Afhankelijk van de omgevingsanalyse kies je voor een geschikte mix van middelen. Vervolgens werk je samen met betrokkenen aan een oplossing voor het vraagstuk. Dit kunnen meerdere scenario’s zijn. Om tot goede besluitvorming te komen zijn diverse werkvormen denkbaar. Een van de mogelijkheden is het werken met ‘geen overwegend bezwaar’. Dit zorgt ervoor dat er een gedragen voorstel ontstaat. Check in deze fase voortdurend de actualiteit. Is iedereen nog aangehaakt? Waak voor ieders belangen, ook die van mensen die niet actief deelnemen. Kom met interventies als de situatie daarom vraagt. Hou niet vast aan eerdere ideeën. Durf te schakelen. Communiceer gedurende deze fase regelmatig met deelnemers, raad, bestuur, organisatie en andere betrokkenen. De oplossing of de scenario’s komen in een voorstel voor het college of de gemeenteraad die er uiteindelijk een besluit over nemen. Wie het besluit neemt moet altijd helder zijn. Deze fase kan kort of langer duren, afhankelijk van de complexiteit en de diversiteit van de belangen. 3e fase Als het voorstel voor het beantwoorden van het vraagstuk uiteindelijk klaar is gaat het voor besluitvorming naar het college en indien nodig naar de gemeenteraad. Het moet in het besluit duidelijk zijn hoe tot dit voorstel is gekomen en hoe de randvoorwaarden zijn toegepast en getoetst. Voor voorstellen die door de gemeenteraad moeten worden besloten volgt op dit moment de BOB-procedure. Dit meer formele proces kan worden geïntegreerd in het participatieproces. Deze aanpak maakt het voor de gemeenteraad mogelijk om van de achterkant van het proces naar de voorkant te komen. Daar geeft de raad richting en kaders mee. Aan het einde toetst de raad of de randvoorwaarden zijn nageleefd. Na besluitvorming wordt het resultaat en de eventuele vervolgstappen teruggekoppeld en wordt het proces met betrokkenen geëvalueerd. Yh䰼 Yh䰼 בCטu׉׉ 7cassandra://t2ET9nLpxKG2712AHgvOEVAtLzfvdl0nSSJeC_febIo9` ׉ 7cassandra://dP0wHWku4k1xfzQ4jHhDBmcCPZRLfihUUOSyZ1q3s-Eͼ`׉ 7cassandra://UgpEKHL9xe2sGjAB3ZJ-BCjnWzqa2wEQ-vRcd0oL4y05`׉ 7cassandra://janc78dnf-yZGrljlSIRnL6zaQX5v8DDSV5mgDfhf6Ux6͠ Yh䰼 נYi䰼$ OWs9ׁHhttp://www.mkdoorn.nlׁ ׁ Ј׉Exmeedenken openbare ateliers actief meewerken volgen diverse media werkteams interactieve website digitale nieuwsbrieven ׉ 7cassandra://UgpEKHL9xe2sGjAB3ZJ-BCjnWzqa2wEQ-vRcd0oL4y05`Yh䰼׉E Voorbeeld Participatieproces Een voorbeeld: De Marinierskazerne Het participatieproces voor de herontwikkeling van het terrein van de Marinierskazerne in Doorn is in volle gang. Bij dit proces volgen we de nieuwe aanpak. Fase 1 In de eerste fase is met belangstellenden, de partners, de gemeentelijke organisatie en met bestuur en gemeenteraad toegewerkt naar een procesontwerp. Uitgangspunt is dat bestaand beleid uitgangspunt is. Dit beleid is door de verschillende overheden verzameld tot een overzicht. Er is een omgevingsanalyse gemaakt in samenwerking met Goed Volk (een initiatiegroep uit Doorn en omgeving die graag meedenkt over ontwikkelingen in de samenleving). Het vraagstuk is geformuleerd; werk toe naar een “integraal ontwikkelingskader voor de herbestemming en verkoop van de marinierskazerne”. In het plan van aanpak Ontwikkelingsrichting Mariniersterrein Doorn is vastgelegd wat het resultaat van het proces moet zijn (een ontwikkelkader). In het participatieplan is vastgelegd op welke manier de verschillende partijen met de samenleving aan het werk gaan om tot die ontwikkelrichting te komen. Dit participatieplan is interactief tot stand gekomen en in de formele BOB-procedure met alle betrokkenen in een open setting voorbereid en besloten. In de aanloop is via diverse kanalen het proces bekend gemaakt en was de inhoud voor iedereen te volgen. Een groep mensen is persoonlijk benaderd op basis van bestaande e-maillijsten en er was een Open Call zodat iedereen met belangstelling van de partij kon zijn. Fase 2 Vanuit het participatieproces starten we met een eerste breed uitgezette kennismakingsdag op de Kazerne. Er is een website in de lucht waar mensen ideeën op kwijt kunnen en informatie kunnen inwinnen. Na de eerste dag met een mooie verzameling aan 1e ideeën gaat een werkteam aan de slag met het uitwerken. In dat werkteam een afspiegeling van de bevolking van de Utrechtse Heuvelrug en met bepaalde deskundigheid en betrokkenheid. In het proces komt een aantal keren een werkatelier voorbij, voorbereid en weer uitgewerkt door het werkteam. Uiteindelijk leidt dit tot een uitgewerkt voorstel, getoetst aan de randvoorwaarden. Fase 3 Als uiteindelijk het voorstel afgerond is en een of misschien meerdere scenario’s voorliggen, volgt een formele procedure in de gemeenteraad via de BOB procedure. Daar worden de ideeën toegelicht en door de raad getoetst aan het doorlopen proces en de randvoorwaarden. Na afloop volgt een terugkoppeling en een evaluatie. Volgt u het proces via: www.mkdoorn.nl, via Facebook of op Twitter. Yh䰼Yh䰼בCטu׉׉ 7cassandra://9nIsXQmGzbCp8UP9g0L3ySe8m31k_3As3xeMl0SXyUws` ׉ 7cassandra://CJO210EiBcU2wFDxqx-GeNNvZgEwu_mndFFi-5p4dBcͺ`׉ 7cassandra://1jojhng85aiZQT7-unCgKpWYrOAowJK0c5-eM9xfl9k9`׉ 7cassandra://Tv4oWJvywMtHktGP3Pjh7CDvP4R4Zs-2O0n1-UkgRQM"M͠ Yh䰼נYi䰼&lv9ׁHmailto:info@heuvelrug.nlׁ ׁ ЈנYi䰼%plv9ׁHhttp://www.heuvelrug.nlׁ ׁ Ј׉EUitvoeringsprogramma Participatie Voor bestuurders • Rollen in proces expliciet meken • Inpassen besluitvorming (BOB) • Workshops participatie • Procesbewaking • Communicatie Voor inwoners • Online platform en/of panel • Online ideeënbus • Ontmoetingen • Overzicht netwerken • Projecten pagina website Rol communicatieadvies • Toolkit beschikbaar • Adviestool duidelijk • Begeleiding • Samenwerking publiekscommunicatie De aanpak Netwerken & verbinden Voor collega’s • Netwerken in kaart • Digitale community’s • Koppeling dorpsgericht werken • Digitale denktank • Projectmatig werken • Kennis en commitment (rondje langs de teams) • Training organiseren (Factor C) • Formats en toolkit (ringen van invloed, werkvormen,...) • Borging in werkprocessen (project- en programmatisch werken • Evalueren en bijstellen • Afstemmen rollen regisseren faciliteren en uitvoeren ׉ 7cassandra://1jojhng85aiZQT7-unCgKpWYrOAowJK0c5-eM9xfl9k9`Yh䰼׉EVervolg Om te kunnen groeien in deze vernieuwde aanpak is het nodig om dit proces te ondersteunen met verschillenden activiteiten voor de verschillende deelnemers is dit proces. Zowel voor de inwoners en partners van de gemeente alsook voor het bestuur en de organisatie. Uitvoeringsprogramma In het schema hiernaast staat een schets van het uitvoeringsprogramma. Je ziet onderwerpen als opleiden en trainen. Inspiratie voor werkvormen. Ontwikkelen of beter benutten van online mogelijkheden. In kaart brengen van de netwerken. Maar ook duidelijkheid over rollen, procesbewaking en afstemming. Hiervoor zoeken we aansluiting met het ontwikkelproces Fris@Work. Met dit uitvoeringsprogramma gaan we het tweede deel van 2017 aan de slag. Bewonersinitiatieven en plannen van derden Zoals al eerder aangegeven staat deze aanpak niet op zich en staat de wereld niet stil. We moeten steeds anticiperen op de ontwikkelingen. In dat verband gaan we ook verder uitwerken hoe we bewonersinitiatieven en initiatieven van derden optimaal kunnen ondersteunen, zonder het over te nemen. De aanpak in deze nota biedt hiervoor al veel aanknopingspunten. Aankomend jaar komen we hiervoor met een aanvulling. Inspiratie Goede voorbeelden zijn een inspiratiebron. Deel daarom je goede ervaringen met elkaar en leer daarvan. Wij verzamelen ze op de website. Zo bouwen we samen aan goede samenwerking. En omdat we weten dat niet iedereen van lezen houdt, maken we een instructiefilm waarin we de aanpak beeldend uitleggen. Colofon Dit is een uitgave van gemeente Utrechtse Heuvelrug - Auteur Ellen Lodder Beeldmateriaal: Gemeente en Cees Keur Mei 2017 | www.heuvelrug.nl | info@heuvelrug.nl Yh䰼Yh䰼בCטu׉׉ 7cassandra://kE2AWwjz1NFK4rfThtKW0ONK0GLvp9FtwnIHHhHU5uA6`׉ 7cassandra://JNborQgr4OyzrGRCr6HkK_UaIUfTjp2tOSlJ83p4pE0 u`׉ 7cassandra://F7chh-aXge11Ok7qVrRs_HLNpP3kKb-8DQn-0U13HPs`׉ 7cassandra://xmps_DsbzSG7PpoI9ZQ3ypHWI5B3shwNzq6xjXRadz4 ͠Yh䰼׉E׉ 7cassandra://F7chh-aXge11Ok7qVrRs_HLNpP3kKb-8DQn-0U13HPs`Yh䰼׈EYh䰼Yh䰼)0Aanpak Participatie Utrechtse Heuvelrug MEI 2017>Aanpak participatie bij plannen en projecten van de gemeente. YCyFۓ